Datenschutzerklärung

Der Schutz Ihrer personenbezogenen Daten ist uns ein wichtiges Anliegen. Wir verarbeiten Ihre Daten ausschließlich auf Grundlage der gesetzlichen Bestimmungen (DSGVO, österr. DSG, TKG 2021). In dieser Datenschutzerklärung informieren wir Sie über die wichtigsten Aspekte der Datenverarbeitung im Rahmen unserer Website und des Dienstes „Anru.ai – KI-Telefonassistent (Software-as-a-Service)".

1. Verantwortlicher

2. Welche Rolle wir im Datenschutz einnehmen

Als Verantwortlicher verarbeiten wir die Daten der Besucher dieser Website sowie der bei uns registrierten Geschäftskunden (Kontodaten, Abrechnung, Nutzung).

Als Auftragsverarbeiter verarbeiten wir im Rahmen des Telefonassistenten die Daten der Anrufer im Auftrag und nach Weisung unserer Geschäftskunden. Für diese Verarbeitung ist der jeweilige Geschäftskunde (z. B. die Werkstatt oder Ordination) Verantwortlicher; zwischen ihm und uns besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) gemäß Art. 28 DSGVO.

3. Verarbeitung beim Besuch der Website

Beim Aufruf unserer Website werden durch den Hosting-Provider automatisch technische Zugriffsdaten in Server-Logfiles gespeichert (IP-Adresse, Datum/Uhrzeit, abgerufene Seite, Browsertyp). Dies dient der technischen Bereitstellung und Sicherheit.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einem sicheren, fehlerfreien Betrieb).

Cookies und lokale Speicher: Technisch notwendige Cookies setzen wir ohne Einwilligung ein (§ 165 Abs. 3 TKG 2021). Das ist im Wesentlichen ein Session-Cookie zur Aufrechterhaltung der Anmeldung im Dashboard (angemeldete Sitzungen werden spätestens nach 30 Tagen ungültig) sowie das Cookie anru_consent, das Ihre Cookie-Entscheidung selbst speichert (6 Monate).

Werbe-Messung (nur mit Einwilligung): Auf unseren öffentlichen Seiten fragen wir per Banner um Ihre Einwilligung für Conversion-Messung unserer Werbung. Erst nach Klick auf „Akzeptieren" werden Werbe-Cookies gesetzt; „Nur notwendige" ist gleichwertig möglich und es entstehen dadurch keine Nachteile. Eingesetzte Dienste: Google Ads Conversion-Tracking (Google Ireland Ltd., Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland) — Zweck: Messung, ob ein Werbeklick zu einer Registrierung geführt hat; sowie — falls aktiv — das Meta-Pixel (Meta Platforms Ireland Ltd., Merrion Road, Dublin 4, Irland) zum selben Zweck. Dabei können Daten in Drittländer (USA) übertragen werden; die Anbieter sind unter dem EU-U.S. Data Privacy Framework zertifiziert.

Rechtsgrundlage: Ihre Einwilligung, Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Sie können die Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen: Cookie-Einstellungen zurücksetzen — danach erscheint das Banner erneut. Ohne Einwilligung findet keine Profilbildung zu Werbezwecken statt. Speicherdauer der Einwilligungs-Entscheidung: 6 Monate; die Cookies der Anbieter laufen nach deren Angaben nach längstens 90 Tagen (Google) bzw. 90 Tagen (Meta) ab.

Schutz vor Missbrauch (Cloudflare Turnstile): Auf Anmelde-, Passwort- und Antragsformularen setzen wir Cloudflare Turnstile ein, um automatisierte Zugriffe (Bots) abzuwehren. Dabei verarbeitet Cloudflare technische Merkmale des Browsers sowie die IP-Adresse; Cookies zu Werbe- oder Tracking-Zwecken werden nicht gesetzt. Anbieter: Cloudflare, Inc., 101 Townsend St., San Francisco, CA 94107, USA. Die Übermittlung in die USA stützt sich auf das EU-US Data Privacy Framework, unter dem Cloudflare zertifiziert ist. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Sicherheit unserer Formulare und der Abwehr missbräuchlicher Zugriffe).

4. Registrierung & Kundenkonto

Zur Nutzung des Dienstes legen Sie ein Konto an. Wir verarbeiten dabei E-Mail-Adresse, Passwort (ausschließlich als Hash), Firmen-/Kontaktdaten sowie die von Ihnen konfigurierten Assistenten-Einstellungen.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung).

Empfehlungs-Partnerprogramm: Registrieren Sie sich mit dem Empfehlungs-Code eines Anru.ai-Partners, speichern wir diese Zuordnung zu Ihrem Konto. Der vermittelnde Partner sieht in seiner Partner-Übersicht ausschließlich Ihren Firmennamen, den gebuchten Tarif und den Vertragsstatus — keine weiteren Konto-, Gesprächs- oder Zahlungsdaten. Die Angabe eines Codes ist freiwillig. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Abwicklung und Abrechnung des Partnerprogramms).

5. Verarbeitung von Anruf- und Gesprächsdaten

Im Kern des Dienstes nimmt der KI-Assistent Telefonanrufe im Auftrag des Geschäftskunden entgegen und führt das Gespräch. Dabei werden folgende Daten verarbeitet:

• Verbindungsdaten: Rufnummer des Anrufers, Uhrzeit, Dauer und Status des Anrufs.
• Gesprächsinhalt: Das gesprochene Wort wird zur Führung des Gesprächs in Echtzeit durch ein Spracherkennungssystem in Text umgewandelt (Transkription) und von der Sprach-KI verarbeitet, um zu antworten. Je nach Konfiguration des Geschäftskunden kann eine Audio-Aufzeichnung und/oder das Transkript des Gesprächs gespeichert werden.
• Extrahierte Vorgänge: Aus dem Gespräch erkannte Angaben wie Name, Anliegen, Terminwunsch oder Rückrufnummer sowie eine automatisch erstellte Gesprächszusammenfassung.

Diese Daten werden ausschließlich dem zuständigen Geschäftskunden in dessen Dashboard bereitgestellt und können ihm per Benachrichtigung (z. B. SMS, E-Mail) zugestellt werden.

Rechtsgrundlage: Die Verarbeitung erfolgt als Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO auf Weisung und im Verantwortungsbereich des jeweiligen Geschäftskunden. Dessen Rechtsgrundlage gegenüber den Anrufern ist regelmäßig Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Anbahnung/Erfüllung eines Vertrags, z. B. Terminvereinbarung) bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an effizienter Anrufbearbeitung).

Keine belastende automatisierte Einzelentscheidung: Der Assistent trifft keine Entscheidungen mit rechtlicher Wirkung oder ähnlich erheblicher Beeinträchtigung gegenüber dem Anrufer im Sinne des Art. 22 DSGVO; er nimmt Anliegen auf und bereitet sie für den Geschäftskunden vor.

Kein KI-Training mit Ihren Gesprächsdaten: Die Inhalte der Gespräche werden nicht dazu verwendet, allgemeine KI-Sprachmodelle zu trainieren oder zu verbessern. Wir setzen die KI-Dienste im Auftragsverhältnis (Enterprise-/API-Nutzung) so ein, dass die übermittelten Inhalte nach Angaben der Anbieter nicht zum Training ihrer Modelle genutzt werden.

6. Zahlungsabwicklung

Kostenpflichtige Abonnements werden über den Zahlungsdienstleister Stripe abgewickelt. Zahlungsdaten (z. B. Kreditkartendaten) werden direkt von Stripe verarbeitet; wir erhalten keine vollständigen Kartendaten.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung).

7. Forderungsmanagement und Zahlungsabgleich

Sofern der Geschäftskunde das Modul Forderungsmanagement (Mahnwesen) nutzt, verarbeiten wir in seinem Auftrag zusätzlich Daten, die für das Einbringen offener Forderungen und den Abgleich eingehender Zahlungen erforderlich sind. Verantwortlicher ist auch hier der jeweilige Geschäftskunde (Gläubiger); wir handeln als Auftragsverarbeiter (Art. 28 DSGVO). Im Einzelnen:

• Schuldner-/Forderungsdaten: Name, Anschrift, Kontaktdaten (Telefon, E-Mail), Rechnungs- und Betragsangaben, Zahlungsstand sowie der Verlauf der Mahnschritte.
• Bankkonto-Abgleich (Open Banking): Auf Wunsch des Geschäftskunden werden Kontoumsätze seines Geschäftskontos ausschließlich lesend abgerufen, um Zahlungseingänge automatisch offenen Forderungen zuzuordnen. Der Zugriff erfolgt über den lizenzierten Kontoinformationsdienst Enable Banking auf Grundlage einer vom Geschäftskunden erteilten Bank-Einwilligung. Alternativ kann der Geschäftskunde Kontoauszüge (CAMT.053 / CSV) per E-Mail-Postfach (IMAP) importieren oder manuell hochladen. Dabei werden auch Namen und Verwendungszwecke dritter Zahler verarbeitet; nicht zuordenbare Eingänge werden nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist automatisch gelöscht.
• Buchhaltungs-Anbindung: Auf Wunsch werden offene/überfällige Rechnungen aus der Buchhaltung des Geschäftskunden importiert und der Zahlungsstatus zurückgeschrieben. Eingesetzte Dienste sind lexoffice und sevdesk (je nach Auswahl des Geschäftskunden).
• Beleg-Upload und KI-gestützte Belegprüfung: Schuldner können über ein geschütztes Portal einen Zahlungsbeleg hochladen. Zur Entlastung des Geschäftskunden kann der Beleg automatisiert per KI vorgeprüft werden (Erkennung von Betrag/Datum, Plausibilitätsabgleich mit der Forderung). Es erfolgt keine automatisierte Letztentscheidung; die Prüfung dient nur der Vorbereitung. Hochgeladene Belege werden nach Fallabschluss bzw. nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist gelöscht.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Erfüllung des Vertrags mit dem Schuldner bzw. der Forderung) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse des Gläubigers an der Durchsetzung offener Forderungen), jeweils im Auftrag des Geschäftskunden gemäß Art. 28 DSGVO.

8. Auftragsverarbeiter & Drittlandübermittlung

Zur Erbringung des Dienstes setzen wir sorgfältig ausgewählte Dienstleister ein, mit denen Auftragsverarbeitungsverträge gemäß Art. 28 DSGVO bestehen. Die Sprach-KI-Verarbeitung erfolgt in einem Rechenzentrum innerhalb der EU (Region Niederlande).

Soweit Daten an Dienstleister mit Sitz in den USA übermittelt werden, erfolgt dies auf Grundlage der EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 DSGVO) bzw. – soweit zertifiziert – des EU-US Data Privacy Framework, jeweils ergänzt um zusätzliche Schutzmaßnahmen.

Google-Nutzerdaten (Kalender-Anbindung)

Wenn Sie einen Google-Kalender verbinden, erhält Anru.ai ausschließlich die Berechtigung calendar.events („Termine in Ihren Kalendern ansehen und bearbeiten"). Wir nutzen diese Daten nur, um freie Zeiten zu prüfen und die vom Anrufer vereinbarten Termine anzulegen bzw. zu aktualisieren. Die Verwendung von Informationen aus Google-APIs entspricht der Google API Services User Data Policy einschließlich der Limited-Use-Anforderungen. Insbesondere geben wir Google-Nutzerdaten nicht an Dritte weiter (außer soweit zur Erbringung des Dienstes erforderlich oder gesetzlich verpflichtet), verwenden sie nicht für Werbung und setzen sie nicht zum Training verallgemeinerter KI-/ML-Modelle ein. Sie können die Verbindung jederzeit in Ihrem Google-Konto oder in Anru.ai widerrufen; wir löschen die zugehörigen Zugriffstoken dann umgehend.

9. Speicherdauer

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie es für die genannten Zwecke erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen. Als Auftragsverarbeiter richten wir uns hinsichtlich der Anruf- und Forderungsdaten nach den Weisungen des Geschäftskunden. Im Überblick:

Zero Data Retention (optional): Auf Wunsch kann der Geschäftskunde einen Betrieb ohne dauerhafte Speicherung der Gesprächsinhalte vereinbaren. In dieser Betriebsart werden Audio und Transkript nur flüchtig zur Gesprächsführung verarbeitet und nicht dauerhaft aufbewahrt; es bleiben lediglich die für den Zweck notwendigen extrahierten Vorgänge (z. B. Termin, Rückrufnummer) erhalten.

10. Ihre Rechte

Ihnen stehen nach der DSGVO folgende Rechte zu: Auskunft (Art. 15), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20), Widerspruch (Art. 21) sowie der Widerruf erteilter Einwilligungen (Art. 7 Abs. 3).

Betrifft Ihr Anliegen Daten, die wir im Auftrag eines Geschäftskunden verarbeiten, leiten wir Ihre Anfrage an den verantwortlichen Geschäftskunden weiter bzw. verweisen Sie an diesen.

Sie haben zudem das Recht auf Beschwerde bei der Aufsichtsbehörde:

11. Datensicherheit

Die Übertragung erfolgt verschlüsselt (TLS/HTTPS). Passwörter werden ausschließlich als gesalzener Hash gespeichert. Der Zugriff auf Kunden- und Anrufdaten ist auf den jeweiligen Kontoinhaber beschränkt.

12. Kontakt

Bei Fragen zum Datenschutz erreichen Sie uns unter office@anru.ai.