Eine gute Zahlungserinnerung holt Ihr Geld herein, ohne die Kundenbeziehung zu belasten. Hier finden Sie Aufbau, Ton, fertige Formulierungen und ein Muster — plus den richtigen Moment zum Versenden.
Beide Begriffe werden im Alltag oft vermischt, meinen aber unterschiedliche Tonlagen. Die Zahlungserinnerung ist der freundliche erste Hinweis: Sie geht davon aus, dass die Rechnung schlicht übersehen wurde. Die Mahnung ist die deutlichere Aufforderung, die auf die Erinnerung folgt, wenn weiter nichts passiert. Rechtlich sind Sie in Österreich nicht verpflichtet, zuerst eine Zahlungserinnerung zu schicken — der Verzug tritt in der Regel bereits mit Ablauf des Zahlungsziels ein. In der Praxis lohnt sich die freundliche Stufe trotzdem fast immer, weil die meisten offenen Rechnungen genau daran liegen: Sie sind untergegangen.
Warten Sie nach Ablauf des Zahlungsziels nicht zu lange. Ein bis zwei Wochen Überschreitung sind der ideale Moment für die erste Erinnerung: früh genug, dass die Rechnung noch präsent ist, spät genug, dass eine Überweisung nicht einfach unterwegs war. Je länger Sie zuwarten, desto normaler wird das Nichtzahlen — und desto schwieriger wird das Eintreiben.
Halten Sie sie kurz und eindeutig. Diese Bausteine gehören hinein:
Der Ton entscheidet, ob Ihr Kunde zahlt und wiederkommt — oder sich verärgert abwendet. Eine bewährte Eröffnung:
„Sehr geehrte Frau Berger, sicher ist es Ihrer Aufmerksamkeit nur entgangen: Unsere Rechnung Nr. 2026-142 vom 3. Juli über 480,00 Euro ist noch offen. Dürfen wir Sie um Überweisung bis zum 21. Juli bitten?"
Für den Abschluss eignet sich eine Formulierung, die die Tür offen hält:
„Sollte es einen Grund geben, warum die Zahlung noch aussteht, sprechen Sie uns gerne an — wir finden bestimmt eine Lösung. Falls Ihre Überweisung bereits unterwegs ist, betrachten Sie diese Nachricht als gegenstandslos."
Vermeiden Sie Wörter, die nach Konflikt klingen, solange es die erste Stufe ist: „Verzug", „Konsequenzen" oder „rechtliche Schritte" gehören erst in spätere Mahnungen. In der Erinnerung wirken sie unangemessen hart und beschädigen die Beziehung mehr, als sie nützen.
Betreff: Erinnerung an unsere Rechnung Nr. 2026-142
„Sehr geehrter Herr Novak, wir hoffen, es geht Ihnen gut. Unsere Rechnung Nr. 2026-142 vom 3. Juli 2026 über 480,00 Euro war bis zum 17. Juli 2026 fällig und ist bei uns noch nicht eingegangen. Vermutlich ist sie im Alltag untergegangen — das passiert. Wir würden uns freuen, wenn Sie den Betrag bis zum 24. Juli 2026 auf unser Konto überweisen. IBAN: AT00 0000 0000 0000 0000, Verwendungszweck: Rechnung 2026-142. Falls es Rückfragen gibt oder die Zahlung gerade nicht möglich ist, rufen Sie uns an — wir finden eine Lösung. Sollte sich Ihre Zahlung mit dieser Nachricht überschnitten haben, danken wir Ihnen und bitten Sie, sie zu ignorieren. Mit freundlichen Grüßen"
Für die erste Erinnerung ist die E-Mail meist die klügere Wahl: Sie ist schnell, kostenlos und trägt einen QR-Code, mit dem der Kunde direkt aus der Banking-App überweisen kann. Ein Brief wirkt dagegen förmlicher und eignet sich eher für spätere Mahnstufen, wenn Sie den Eindruck vermeiden wollen, das Anliegen sei nicht ernst gemeint. Wichtiger als der Kanal ist, dass die Nachricht auch ankommt: Verwenden Sie eine aktuelle Adresse und einen Betreff, der nicht im Spam-Filter untergeht. Bei größeren Beträgen lohnt es sich, die letzte außergerichtliche Mahnung nachweisbar zuzustellen — falls es später doch vor Gericht geht, haben Sie damit einen Beleg.
Drei Dinge schwächen jede Zahlungserinnerung: ein vorwurfsvoller Ton, eine fehlende oder unklare Frist und umständliche Zahlungswege. Wer schreibt „Sie haben schon wieder nicht bezahlt", erzeugt Trotz statt Zahlungsbereitschaft. Wer keine Frist setzt, bekommt keine Priorität. Und wer den Kunden zwingt, sich IBAN und Verwendungszweck erst zusammenzusuchen, verliert genau die, die eigentlich gleich zahlen würden. Machen Sie es Ihrem Kunden so leicht wie möglich, dann wird auch bezahlt.
Reagiert Ihr Kunde auf die erste freundliche Erinnerung nicht, folgt die nächste Stufe — deutlicher im Ton, mit neuer Frist und dem Hinweis auf Verzug. Wer den Zinsanspruch beziffern will, findet die passenden Sätze in unserem Verzugszinsen-Rechner. Und wer nicht jede Erinnerung von Hand schreiben und nachfassen möchte: Anru.ai erinnert Ihre Kunden automatisch per E-Mail und mit einer freundlichen KI-Stimme am Telefon, inklusive IBAN und SEPA-QR-Code. Wie das im Detail funktioniert, lesen Sie unter offene Rechnungen eintreiben. So bleibt der freundliche Ton erhalten, und trotzdem wird konsequent nachgehakt.
Nein, verpflichtet sind Sie dazu nicht — der Verzug tritt meist schon mit Ablauf des Zahlungsziels ein. In der Praxis lohnt sich die freundliche Erinnerung trotzdem, weil die meisten offenen Rechnungen schlicht übersehen wurden.
Üblich sind sieben Tage ab dem Datum der Erinnerung. Das ist verbindlich genug, um ernst genommen zu werden, und großzügig genug, um fair zu bleiben.
Für die erste, freundliche Erinnerung ist das unüblich und wirkt kleinlich. Angemessene Mahnspesen und Verzugszinsen kommen sinnvollerweise erst mit den nachfolgenden Mahnstufen ins Spiel.
Eine freundliche Erinnerung und danach ein bis zwei deutlichere Mahnungen sind ein bewährter Rhythmus. Bleibt alles ohne Reaktion, folgen außergerichtliche Betreibung oder das gerichtliche Mahnverfahren.
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